Stanovení a dosažení cílů pomocí denních rutin

If you don’t know where you are going, any road will get you there.

Lewis Carroll

Slovo úvodem

Daná problematika článku pojednává o procesu tvorby vlastního pracovního flow formou systému pravidelných opakování a návyků. Bere inspiraci z procesu scrum, který poté aplikuje na konkrétní ukázku s praktickými příklady. Na závěr zobrazuje pracovní flow na počítači vybraných rutin s použití vybraných nástrojů.

K danému článku je vhodné dát krátký úvod s rozhledem, jen bohužel podrobnosti o okrajových informacích jsou mimo rozsah tohoto psaní a možná se dočkají samostatného traktátu někdy v budoucnu.

Každý z nás máme definované vnitřní hodnoty. Jakousi ústavu toho, co je pro nás priorita v životě a co není. Tato ústava je základním kritériem, které definuje cíle. Naše cíle již poté plánujeme na určité intervaly a postupně se jich snažíme dosahovat.

Tento článek bude právě o procesu stanovení a dosahování cílů pomocí rutin a přeskakuje část s vnitřní ústavou.

Scrum process v praxi

Pro základní porozumění celé problematice si vezmeme dvě části informací z oblasti Scrum a to konkrétně:

Scrum lifecycle¹
Scrum agile process²

Scrum lifecycle

Big picture celého procesu si můžeme ukázat na tomto obrázku:

Začínáme v backlogu, kde se hromadí suma věcí k práci. Tyto činnosti se plánují později na nějakou iteraci (časově ohraničený interval). Později se tedy začne rozplánovávat suma věcí z backlogu před sprintem (menší časový interval než je iterace) jen aby se provedlo upřesnění činnosti. Na konci sprintu se udělá review a poté se provede retrospektiva. A celý proces se znovu a znovu opakuje.

Scrum proces

Zde je velký obrázek z velké perspektivy z dokumentace Azure a pojďme si jej popsat.

Jedná se nám v podstatě o top-down process. Celé jednotlivé čtverečky se liší dle časového ohraničení.

Na začátku začínáme s definicí velmi dlouhodobého cíle s určitou obecností, abstrakci. Tato část může být například milestone (milník). Ohraničení časové je zpravidla několik měsíců, či dokonce i let. Další podjednotkou je epic. Ten má také dlouhodobý charakter, ale už má definované cíle a určité období, které zpravidla přesahují přes několik iterací. Z epics poté odvozujeme jednotlivé features, což jsou méně obecné, více specifické cíle, které mají už časové ohraničení, zpravidla dle toho jak proběhne jedna otočka iterace (typicky 3 měsíce). Z features již definujeme jednotlivé PBIs (product backlog items), které mají ohraničení na určité sprinty a ve sprintech pracujeme na tasks (úkolech).

Příklady:

Ukázka milestone:

Zde vidíme velmi obecnou definici milníku, který určuje dosažení cíle tak, že je vyvinut jeden modul v software. Milník nemá cíle definované, má definované časové ohraničení od 04.11.2024 – 31.01.2025. Na obrázku vidíme, že milník má pod sebou tři epics.

Ukázka definice epicu:

Epic dědí časový interval milníku, ale má jej již více specifický. Má zadefinované čeho má být dosaženo, tedy má zadefinované cíle a jeho popis je více smysluplný. Většinou má nějaké prekurzory (něco, co je potřeba udělat než se dá pustit do práce na epicu).

Ukázka definice Features:

S granularitou pokračujeme a zde je ukázka feature:

Ukázka PBI:

PBI už je více specifické zaměřené na jeden krok ke splnění cíle dané feature.

Ukázka tasks:

Task je nejmenší jednotka, která se dá ohodnotit časovou náročností a je relativně rychlá k realizaci s tím, že většinou končí pull requestem a code review.

Odvození jednotek inspirované scrum procesem pro potřebu osobního rozvoje

Celá část věnovaná rychlokurzu Scrumu má jednu jednou podstatu – slouží jako inspirace pro dosahování vlastních cílů. Pokud vztáhneme proces scrum na vlastní osobní vývoj a rozvoj, nalezneme mnoho analogií a podobností. Pojďme se na ně podívat

Analogie Scrum procesu

Vztáhneme-li na scrum proces určitou obecnost, získáváme takovou tabulku:

Scrum item	Obecný popis	Vztah k osobnímu rozvoji
Milestone	Celoroční definice cílů	Jednou za rok plánování na další rok.
Epic / Feature	Merge do jednoho, ohraničený interval čeho má být dosaženo.	Interval, kdy má být nějakého cíle dosaženo.
PBI / Task	Jednotlivé kroky, jak toho dosáhnout s metrikou (časovým ohraničením).	Úkoly (v reminders) a události (v kalendáři).

Analogie Scrum lifecycle

Z toho si vezmeme inspiraci ze scrum lifecycle a definujeme si pro potřebu osobního rozvoje plánovací činnosti:

Scrum item	Obecný popis	Vztah k osobnímu rozvoji
Product backlog	Činnosti v backlogu čekající na naplánování	Nové úkoly co přicházejí jak jde čas.
IP planning	Plánování na iteraci.	Roční plánování.
Sprint planning.	Plánování sprintu.	Týdenní plánování.
Daily scrum.	Denní standups.	Denní plánování.
Retrospective.	Podívání se zpět.	Kontrola co bylo v minulém týdnu.

Členění práce

Roční plánování

Roční plánování probíhá jednou ročně, zpravidla v období Vánoc. Ano, jedná se o typická předsevzetí, která ale nemají příliš účelu, pokud nejsou dostatečně specifická.

Také ročnímu plánování předchází znalost vlastních vnitřních hodnot.

Velmi užitečný nástroj pro roční retrospektivu i plánování osobního rozvoje je například yearcompass.

Z daného zamyšlení, které může trvat i několik dní vznikne koncept, který pokrývá různé kontexty života. Mezi takové kontexty života patří:

Práce
Cestování
Studium/kariérní rozvoj
Přátelé/rodina
Zdraví
Duševní rozvoj

Obecná struktura ročního plánu může pro inspiraci vypadat nějak takto:

Plán na rok 2025

Celková vize roku 2025

> definice obecné vize (podobně jako definice milníku).

Kontext X:

- [ ] Goal 1: Podobně jako definice epic/feature.
* Kroky k realizaci:
    * Krok1:  Podobně jako PBI/task.
    * Krok2:  Podobně jako PBI/task.
    * Krok3: Podobně jako PBI/task.
* Metrika hodnocení:
    * Metrika1: Podobně jako PBI/task ale extrakt definice cílů jako metriky.
    * Metrika2: Podobně jako PBI/task ale extrakt definice cílů jako metriky.

Konkrétní ukázka smyšleného plánu:

Plán na rok 2025

Celková vize roku 2025

> Celkově si přeji být bohatší, mít lepší fyzickou kondici a rozvinou svoji kariéru. Jako výsledek daného snažení chci končit rok tak, že budu mít další nemovitost k pronájmu, nechám svoji společnost rozrůst o další zaměstnance tím, že dokončím studium, které utvoří nové pracovní příležitosti jako vedlejší produkt daného snažení. Budu v oblasti zdraví více trénovat, abych měl lepší imunitu, což pomůže s odpočinkem od práce a zajistí mi to lepší kognitivní funkce.

Challenge roku 2025: "Nedat si ani jednu skleničku vína".

Example pro kontext práce:

- [ ]   G1: Release projektu X
* Kroky k realizaci:
    * K1:  Vyprodukovat webovky a uvolnit je 30.06.2025 pro veřejnost.
    * K2:  Rozdistribuovat info o projektu pomocí nástroj jako je PPC.
    * K3: Najít alespoň tři klienty co budou vhodnými subjekty pro utilizaci daného produktu.
* Metrika hodnocení:
    * M1: 30.06.2025 webové stránky spuštěny.
    * M2:  Alespoň 3 klienti do konce roku 2025 zobchodování.
        * Tedy do 08/2025 jeden klient.
        * Do 10/2025 další klient.
        * Do 12/2025 poslední klient.

Tímto způsobem od obecného ke konkrétnímu je na začátku roku stanoven plán spolu s cíly. A je vhodné, když cíle jsou “SMART”:

S – Specific (Specifický).

M – Measurable (Měřitelný).

A – Achievable (Dosažitelný).

R – Relevant (Relevantní).

T – Time-bound (Časově ohraničený).

Je vhodné si dané cíle daných kontextů vizualizovat v jednoduché tabulce spolu s milníky. V podstatě se nám jedná o roční roadmapu, čili náš vlastní delivery plán.

Také je praktické si dané goals transformovat například do úkolníčku. Lépe se s tím pracuje v rámci týdenního plánování.

Měsíční a týdenní plánování

Měsíční plánování je volitelné a je na každém ze čtenářů, aby usoudil, zdali má smysl jej realizovat či ne. Protože autor článku exkluduje měsíční aktivity a jen se omezuje na týdenní, budeme dále popisovat týdenní plánování.

Struktura týdenního plánu může pro inspiraci vypadá takto:

Denní revize plánování

Probíhá denně.
Cílem je naplánovat si konkrétní den.
Zde se provede projití věci z různých inboxů, kontrola nových událostí, které dorazili v průběhu dne a tedy probíhá jejich plánování nebo se reaguje na změny, které nastaly a ladí se plán dne.

Denní retrospektiva

Probíhá denně.
Cílem je ohlédnout se zpět a mrknout, co potřebuje trochu úklidu, kde je potřeba se k něčemu vrátit nebo si zadat nějaké následné úkoly k realizaci.

Týdenní plánování

Probíhá týdně.
Stanovuje plán na další týden.
Pokaždé je brána v potaz roadmapa roční plánování tak, aby plán byl v souladu s definovanými cíly pro daný rok.
Stanovuje se prioritizace činnosti. Zpravidla dle roadmapy pro daný rok, což by mělo mít nejvyšší prioritu.

Týdenní retrospektiva

Probíhá týdně.
Cílem je zrekapitulovat si celý týden.
Vyhodnotit, co bylo dobré, co nebylo dobré. Co se povedlo, co se nepovedlo a dle toho přizpůsobit týdenní plánování.

Měsíční plánování

Může anebo nemusí probíhat (dle čtenářova uvážení).
Smyslem je sladit roční plán s realitou. Občas prostě totiž člověk míní, pánbůh mění.

Článkem k inspiraci pro detailnější adaptaci tohoto cyklu může být například z blogu Daniela Gamrota. Materiál týdenní rutiny byl i lehkou inspirací pro zavedení výše popsaného procesu zde autorovi. Flow každého je individuální a specifické a napsat jednu všeobsahující kuchařku pro všechny není možné. Velmi pomůže inspirace od druhých s tvorbou pracovního flow.

Workflow v denní praxi

Pro porozumění této části si definujme tyto pojmy:

Úkol
Událost
Timeboxing

Úkolem

Se rozumí činnost, která není časově ohraničená, nebo je časové ohraničení hůře uchopitelné.

Příklad:

Zatelefonovat [panu K] dne 28.01.2025 kolem 09:00 ráno.
Koupit v obchodě mrkev. [až budu v obchodě] a datum nestanoveno.

Pro model úkolníčku budeme demonstrovat možnosti v rámci tohoto článku v ekosystému Apple na aplikaci remminders.

Členění remminders může být různé a záleží na chuti každého čtenáře. Pro inspiraci dodává autor ukázku svého remminderu. Má celkem tři listy:

Delegated (pro kontrolu práce, kterou delegoval na někoho dalšího).
2025 (Pro plán na rok 2025 s cíly).
Inbox( Hlavní list).

Inbox list je členěn na 5 kategorií:

Planned (Pro naplánované věci).
Important for long term but waiting (Něco dlouhodobého, co ale čeká na jinou událost).
Periodic (Pravidelně se opakující činnosti každý měsíc).
Někdy/možná (pro nějaké události, co třeba někdy když bude volná chvíli nebo chuť se mohu mrknout).
Others (vše co není nikde zatříděno, tedy hlavní inbox kam spadá vše nové).

Událostí

se rozumí činnost, která má časové ohraničení.

Příklad:

Jednání od 10:00 – 12:00 v Praze na místě na adrese X dne 01.01.2025.

Pro události budeme demonstrovat možnosti pomocí aplikace kalendář na operačním systému iOS. Členění kalendářů je na každém individuálně. Někdo má raději služby od Google, někdo služby od Apple, někdo jiné nástroje. Alternativ je mnoho. Důležité je, aby existoval jeden prostor, kde jsou všechny kalendáře konsolidované.

Timeboxing

Se rozumí proces, kdy činnosti přiřadíme určitý časový slot a poté se jí budeme věnovat. Jinými slovy úkoly píšeme do kalendáře za předpokladu, že má jasné časové ohraničení.

Příklad:

Realizace úkolů zpracování mzdové evidence od 08:00 – 08:30 dne 15.01.2025.

Často se mezi sebou pojmy úkol a událost míchají a způsobuje to zmatek při procesu plánování.

Proces týdenního plánování

Vezeme hlavní vstupy:

Roadmap s plánem cílů pro rok 2025.
Remminders.
Dle individuálních preferencí i další inboxy (třeba ticketovací systém, projektový modul z nějakého software).

Začneme sladěním ročních cílů. Projedeme je, podíváme jak probíhá jejich plnění a případně zarovnáme dlouhodobé cíle s realitou.

Z daných inboxů lze stanovit plán na další týden. Plán stanovujeme například tak, že vezmeme sumu nových požadavků a poté jim začneme alokovat pomocí timeboxingu sloty v kalendáři na další týden. Zde je ukázka, jak v kalendáři vypadá alokace jednoho z example dlouhodobých osobních cílů z kategorie zdraví:

Sauna
Posilovna

Dále na screenu vidíme example timeboxing pro dotažení závěrečné práce a pak jednotlivé denní a týdenní rutiny.

Takto každý úkol, který je časově ohraničený z remminders z kategorie “Others”, transformujeme do události. Daný úkol můžeme poté buď:

Smazat.
Přejmenovat, aby byl napárovaný k dané události v kalendáři a přesunout do “Planned”.

Proces denního plánování

Na začátku dne začneme mrknutím jak nám sedí týdenní plán s realitou. Často mají věci tendence během jednoho dne se celý rozbít a rozházet. Pokud vše sedí, mrkneme do inboxů, co je nového.

Inboxy mohou být různé nebo stejné jak pro týdenní plánování. zde jsou nějaké další příklady různých inboxů, než ty které jsou pro týdenní plánování:

Mailové inboxy.
Materiály z remminders.
Poznámky z notes
Příchozí materiály z komunikačních kanálů (Slack, MS Teams, obsidian)
Zase to může být tincketovací systém, projektový modul anebo jiné vstupy.

Z daných inboxů vzejde seznam problematik k realizaci pro daný den. Provedeme zatřídění nových činností a jejich naplánování.

Vše vypadá v pořádku? Tak hurá do práce.

Ukázka typického scénáře náhodného úkolu

Pojďme si ukázat typický problém osobního workflow při denním plánování, se kterým bojuje skoro každý.

Začínáme ráno například v 08:00, stanovíme si plán na celý den. Přijde 10:00 a objeví se nějaká událost (telefonát s urgencí), kdy je oznámeno, že něco hrozně moc spěchá a je potřeba to vyřešit tak rychle, že včera bylo pozdě. Jak s tímto naložit? Samozřejmě jsou události a události a záleží na kontextu. Pokud jste smluvně zavázání že děláte helpdeskovou podporu a často řešíte operativu, je to naprosto jiná situace než když jste freelancer co dělá software vývoj a může lépe balancovat s časem . co si budeme povídat, pokud zrovna nepadla struktura obsluhující klienty v jížní Americe, lze s novými požadavky pracovat efektivně. Proto pojďme se na na tento daný a velmi typický proces podívat z nadhledu:

Začínáme na začátku dne a děláme si plán na daný den. Často se nám stává, že v průběhu dne po denním plánování se objeví nové činnosti, se kterými je potřeba pracovat. Jako model jak s novou aktivitou naložit je tady ukázková kuchařka:

Je nová činnost urgentní pro zadavatele? Nebo je to jen něco co druhou stranu napadlo a potřebuje to předat dál v naději, aby se na to nezapomnělo?
- Pokud činnost pro mě také není urgentní, umístíme ji do inboxu v remminders s taggem nízká priorita a podíváme se na danou problematiku při týdenním plánování.
- Pokud činnost je urgentní, pokračujeme dále.
Je daná činnost urgentní pro mě také? Tedy je to požadavek, který když neudělám dostatečně rychle, tak poškodí to dosažení mých ročních cílů, smluvních závazků, pověsti atd.?
- Pokud ne, opět jde to do týdenního plánu s taggem nízké priority a možná za pár dní se problém buď sám vyřeší, nebo se řešení najde jinou cestou.
- Pokud ale je to i pro mě urgentní, pokračujeme dále.
Je možné jej vyřešit do 5 minut?
- Pokud ano, vyřeším jej hned.
- Pokud ne, tak to jde do inboxu s taggem vysoká priorita a hned další den ráno se zaplánuje a zprocesuje (není-li tak moc urgentní, že by potřeboval vyřešit ihned).

Ukázka typického scénáře náhodné události kolidujícího s vnitřními hodnotami

Typický problém je, když například máme naplánovanou saunu na čtvrtek odpoledne a ozve se nám náhodně někdo s tím, že má lístek na koncert. Jak postupovat v případě takového dilema?

Je to teoreticky velmi jednoduché.

Vezmeme si vnitřní hodnoty, podíváme se na jejich žebříček a pořadí. Co má vyšší prioritu?

?? Zdraví nebo přátelé ??

Pokud je vyšší vnitřní priorita zdraví, tak koncert odmítneme.

Pokud je vyšší vnitřní hodnota přátelé, tak změníme plán a půjdeme na koncert.

Samozřejmě modelový příklad neodpovídá tak úplně realitě.

V praxi je to vždy mix mnoha hodnot dohromady.

Může třeba být pozvánka na koncert od nějaké velmi atraktivní dámy. [vnitřní hodnota – vztahy].
Může se jednat o pozvání, které je zadarmo 🙂 [vnitřní hodnota finance].
Mohl se ozvat kamarád zdaleka, kterého jsme dlouho neviděli a taková společná akce by byla jen vítána. [vnitřní hodnota – přátelství].

Proces denní revize

Denní revize probíhá jednou za den, zpravidla na jeho konci. Může být užit pro různé situace, například:

pro úklid po celodenní práci souborů a dalšího nepořádku.
K extrakci a zpracování poznámek z nějakých jednání.
K drobnému ohlédnutí se za celým dnem a vyhodnocením, jak den šel.
K úklidu nebo upřesnění nově příchozích věci v remminders.
K poladění meetingů na další den/dny.
K učesání poznámek do zettelkastenu.

Proces týdenní revize

Proces týdenní revize je podobný jako denní revize, jen se díváme na celotýdenní interval s trochou více nadhledu a hodnotíme, jak moc se přibližujeme svojí činnosti k dosažení ročních cílů.

Pracovní flow na PC s použitím nástrojů pro budování rutin

V dřívějším článku o uspořádání workspace pro běžného Frantu uživatele jsme se zabývali rozmístěním monitorů s různými kontexty. Dnes dané poznání v rámci výše uvedených nových informací lehce rozšíříme o další zajímavý poznatek, který vychází z rutin.

Představme si, že jsme si definovali v rámci celoročních cílů, že budeme chtít pravidelně dělat následující:

Každý den alespoň 30 minut číst.
Každý týden alespoň 1 hodinu psát doktorskou práci.
Každý týden se alespoň 20 minut učit něco nového například z Udemy.

Rutiny již máme zavedené, každý týden děláme plánování na týden a dané události máme timeboxnuté v kalendáři.

Pro podporu daného flow na PC lze použít dvou nástrojů:

Streaks

Je aplikace pro tvorbu návyků. Je to v podstatě TODO list podobného nastavení jako můžeme udělat v remminders.

Hlavní předností Streaks je:

V určité rozšířené periodě notifikuje k tomu, aby bylo možno vykonat nějakou událost. Nemusí se jednat o konkrétní den, ale třeba jednou za týden má být něco vykonáno.

Umí vizualizovat rozvoj a plnění návyku v průběhu času

Vyobrazuje plnění v kalendářovém zobrazení

Dobré je, že v ekosystému Apple je daná aplikace na všech zařízeních dostupná a tedy pro vykonání různých rutin je možno si nastavit dané KPI jako widgets na různých zařízeních dle zájmu.

Takto nějak je třeba ukázka tří výše definovaných rutin vycházejících z osobních cílů na rok 2025:

Workspaces

Aplikace slouží k utvoření nějaké obecné kategorické grupy pro všechny relevantní zdroje, které jsou potřebné k nějaké činnosti.

Zde je názorné video ukazující jak přesně aplikace funguje.

ukázka kombinace streaks a workspaces

Budeme si demonstrovat využití obou aplikací při budování návyku “každý den alespoň 30 minut číst”.

Proces je snadný:

Nastavíme v kalendáři s týdenním opakováním určitý čas, kdy chceme číst. třeba od pondělí do čtvrtka jednou denně nebo vždy před spaním v čase od 20:00 – 20:30.
Naladíme si workspace pro otevření relevantních aplikací, když čteme.
Spustíme timer ve streaks při četbě.
A jedeme si svoji rutinu.

Zde je Screenshot timeboxingu z kalendáře: