doporučení pro lepší práci s Gmailem

Onedávno jsem dal pár dobrých rad jak pracovat lépe s Gmailem a motivovalo mě to k tomu tyto rady sepsat na blog pro další lidi, abych na to mohl odkazovat.

Dejte si chvilku času a mrkněte, co jsem i pro Vás připravil.

1. Nastavení v chrome upozornění – Checker for gmail

  • Umí to při příchodu mailu oznámit stylem: „Oh shit“ Práce s maily je rázem radost 🙂
  • Vhodné, pokud chcete mít přehled o každém nově příchozím mailu.
  • Nevýhodou je  stálé  vyrušování  od práce.

 

2. Klávesové  zkratky na Gmailu

  • Dokáží velmi zefektivnit práci. Je možné si je v případě zájmu poupravit při aktivaci této volby v sekci laboratoř.  Je možné si je přenastavit dle sebe.
  • Nejpoužívanějšíí zkratky doporučuji nastavit:
    • c – utvořit nový mail (compose)
    • f – přeposlat (forward)
    • r – odpovědět (reply)
    • t – udělej z mailu úkol (task)
    • gt – oteři úkoly (go to tasks)
  • U ostatních zkratek  jsem nanašel valného užitku.

3. Doručená pošta – nastavení na prioritní poštu

  • V sekci nastavení – doručená pošta doporučuji vybrat styl pošty – Prioritní poštu a přeuspořádat následující volny takto:
    •  1. Štítek Agenda
    • 2. Štítek !WF
    • 3. Štítek !TODO
    • 4. Vše ostatní 
  • Mnohem podrobnější vysvětlení bude uvedeno až v dalším postu spolu s filtry a štítky.

4. Laboratoř

  • Doporučuji aktivovat následující funkce:
    • Předpřipravené odpovědi – Ultimátní funkce, která udržuje šablony velmi často psaných mailů v konceptech. Hodí se to, pokud odepisujete rutinní odpovědi.
  • U dalších jsem nenašel valného užitku.

5.  Minimalist for everything

  • Vadí mi spousta bordela v gmailu jako je:
    • psaní v patičkách
    • reklama
    • nadbytečné možnosti
    •  jiné věci, které ruší moji pozornost.
  • Tato appka Vám všechny ty hlouposti skryje a tak se můžete rychleji zorientovat a lépe soustředit jen na to podstatné v gmailu.

6. Boomerang

  • Co takhle si naplánovat nějaký mail dopředu, aby na něj člověk nemusel myslet?  Přesně tohle tato utilitka umí. Hodnotím jako jednu z nejlepších věcí pro Gmail.

7. Minimálně více jak 3 mailové adresy 

  • Není na škodu mít alespoň 3 mailové schránky pro lepší práci s maily. Ukáži Vám, jak to mám já.
    • Soukromý Gmail – Sem mi nikdo nic neposílá, ale všechny maily jsou na něj přesměrovány. Odesílání mám nastavené z příchozích mailů.
    • Spamový Gmail- Hodí se pro  registrace na fóra nebo služby u kterých hrozí zasílání newsletterů a podobného bordelu. Má odlišné heslo než soukromý Gmail, kdyby došlo k útoku na něj. Stejně tak jej zadávám do různých služeb, kde jsou vkládaná data předávána třetím stranám.
    • Pro všechny Gmail – Tohle je nějaký obecný mail, ze kterého většinou odepisuji všem.
    • Firemní/podnikatelský mail – Hodí se pro lepší dohledávání odeslané nebo přijaté korespondence a slouží jako myšlenková bariéra, která odděluje věci soukromé a věci pracovní.
    • Ostatní mišmaš – Vše ostatní, co se jinam nevejde včetně „kurvítkových“ mailů

8. Dočasný mail typu Melt mail

  • Může se Vám hodit, když se někam registrujete jen jednou či anonymně za účelem získání nějaké informace. 

9. IFTTT

  • Službu jen zmíním. Vrátím se k ní v pozdějším postu. 

 

V příštím díle se rozepíši o možnostech užití filtrů  a štítků pro Gmail. Protože je to docela komplexní téma, tak si zaslouží patřičné pozornosti.