Posledních pár měsíců autor koketoval a hrál si s Microsoft Teamsy a proto tento blogpost je suma zkušeností a materiálů od vyklikávání, až po nalezení praktických aplikací v reálném životě.
1. Formy komunikace
Napřed ale začněme obecnými pravidly komunikace. Komunikační způsoby jsou trojího tipu mezi jakýmsi pomyslným rozhraním. Pomyslným rozhraním je myšleno konkrétní uskutečněný telefonický rozhovor, poslaný e-mail, napsaná zpráva či osobní diskuze. Na jedné straně máme zástupce firmy X (žlutá barva) a na druhé straně máme zástupce firmy Y (červená barva)
1.1 Symetrická komunikace
Symetrická komunikace je typicky jeden na jednoho. Jako když sedíme v hospodě. Na tuto formu komunikace fungují všechny nástroje. Facebook chat, SMS zpráva, telefonický hovor, osobní setkání, e-mail. Je to nejsnažší forma diskuze a bývá bezproblémová, dokud jedna strana nezačne mlčet.
1.2 Asymetrická forma komunikace
Asymetrická forma komunikace je matice, kdy komunikuje jeden člověk na mnoho lidí. Typicky když například pošlete e-mail do banky. Nebo když jeden konkrétní zákazník Vám napíše poptávku a vy ji procesujete (někdo udělá nabídku, někdo to vyfakturuje, někdo to zrealizuje). Asymetrická forma komunikace je modifikace symetrické formy a nástroje, které v této komunikační matici pomáhají jsou především ticketovací systémy, které vedou flow od počátku až do konce.
1.3 Forma multikomunikace
Multikomunikační forma je diskuze specifická pro týmovou práci. Tedy komunikace, která je vedena mezi mnoha lidmi z jedné firmy na mnoho lidí z druhé firmy. Zcela často tato forma komunikace je úplně nepoužitelná, když je vedena přes e-maily. Jediná racionální forma vedení multimatice je forma face2face. Proto jsou v mnoha firmách nudné porady. Druhá, substituční forma jak lze vést multimatici v online světě je chat.
2. Bonton v komunikaci
když jsme u forem komunikačních způsobů, sluší se vypsat informace o bontonu při komunikaci. Dle autora platí tyto základní pravidla:
- Když je něco věcného – používá se na to e-mail.
- Když je něco urgentního – používá se na to telefon.
- Když je něco jednostranného (a neočekávám zpětnou vazbu) – používá se na to SMS
- Když je něco podstatného, používá se na to komunikace tváří v tvář.
Výše uvedené výroky určitě bystré čtenáře napadne, jak rozvinout dále a trochu je obohatit.
3. Microsoft Teams
Microsoft Teams se v posledních měsících stal super buzzword. Spolu s globální virovou infekcí se o něm mluví více a více ve firmách. Spoustu firem chce zkusit něco nového, moderního, ale nemají na to buď kapacitu časovou, nebo kapacitu znalostní. Jednotlivé pokusy končí většinou neúspěchy, protože málokdo dokáže pochopit plný potenciál této platformy. Většinou je MS Teams nativně příjmán skupinou early adopters, nebo IT oddělením. IT oddělení často neví co s MS Teams ve své firmě, protože většinou se od českého managementu ani detailně nedozví, co to má ve firmě dělat, jaké procesy to má substituovat. To dává smysl, ne každý manažer ví, jaká je definice pojmů tým. A tak snahy o implementaci končí ve firmách často s výsledkem „další chat“. Když se s MS Teams seznamujete, interpretujte si to tak, že je to vlastně Facebook chat na steroidech, ale MS Teams jsou jen jeden úlomek z celého ekosystému, který Microsoft nabízí a snahou výrobce je co nejvíce řešení integrovat k dalším nástrojům, aby ekosyystém byl co nejvíc unikátní (a proto hůř okopírovatelný konkurenty) a současně firmy svazoval (jednou si všichni zvykli na o365, analog na trhu pro migraci z cenových důvodů se bude hledat těžce).
MS Teams perfektně nahrazuje formu symetrické komunikace a formu multikomunikace. MS Teams do sebe sjednocuje všechny nástroje od Microsoftu. V grafickém rozhraní této aplikace můžete editovat word/excel, powerpoint a spolupracovat na jednom souboru s ostatními. Sdílení dokumentu se realizuje buď přes oneDrive, anebo v rámci Teamu. Řešení má v sobě integrované ostatní aplikace výrobce (MS Planner, zmíněný oneDrive, Excel, konverzi e-mailů do chatu), a umožňuje i propojení aplikací třetích stran (Evernote, Salesforce). Substituuje vše, co nabízel dříve Skype a dokáže nastavit i plánování schůzek. Pod kapotou celého MS Teamsu běží mocný Sharepoint Online, na kterém se nastavuje firemní flow a další procesy.
Největší problém je, jakým způsobem MS Teams ve firmě pojmout. On na to neexistuje jednotný pohled, ani manuál. Co firma, to unikát v ekosystému, ale spousty prvků se opakují.Další problém je častá tendence strkat vše do MS Teams. To není dobře. MS Teams neumí vhodně substituovat komunikaci jeden na mnoho.
Než aby vám autor popisoval co vše jde a nejde, bude lepší konkrétní příklad aplikace MS Teams na konkrétní firmě s ústním popisem výhod a limit.
3.1 Modelová ukázka snadného nasazení
Mějme nějakou modelovou společnost, kterou nazveme jako Connectica s.r.o. Tato společnost na trhu působí jako externí správce sítě.
Tato společnost je charakteristická pod kapotou tím, že realizuje dvě hlavní činnosti:
- Projektovou (nebo-li zakázkovou)
- Podpůrnou (nebo-li support)
Mezi typické zákazníky společnost patří výrobní společnosti, grafická studia, nebo obchodně-inženýrské společnosti.
Pro projektovou činnost má Connectica nastavené flow v projektovém modulu.Na ticketovací činnnost užívá Connectica generický ticketovací systém.Oba systémy generují unikátní ID pro každou akci (akcí je myšleno buď nový ticket – nový požadavek přes mail, nebo nový projekt).Velmi často má naše modelová firmu potřebu na projektech pracovat v komunikační multimatici. Velmi málo, takřka minimálně má společnost potřebu komunikovat jinak než asymetricky v ticketech. Zcela nepodstatě má firma potřebu vést interně nějaké procesy přes MS Teams (na vše má jiný IS).
Proto infrastruktura založená na office365 pro tuto společnost bude mít jednoduchý a jasně daný charakter, který podpoří hromadnou kolaboraci na projektech. Modelová ukázka admin rozhraní pro multimatici v MS Teams k projektům je níže v printscreenu.
Tato struktura výborně vyhovuje k hromadné práci, umožnuje přizvat manažery a další vývojáře z cizích firem ke společné kolaboraci v multikomunikaci. Struktura je vhodně definovaná a splňuje flow práce. Projekt má počátek, průběh a konec. Tedy v MS Teams, ani na sharepointu a celkově nikde nevzniknou typické pahýle komunikací, které se v čase stávají relikviemi.
Naopak taková typicky nevhodným způsobem navržená struktura by pro modelovou společnost byla tato:
Proč? Protože pojem Proxmox je příliš obecný pojem, málo použitelný v něčemu konkrétnímu. Tuto chybu najdeme velmi často u jiných společností, kdy zcela nevhodně se ve firmách vyskytuje jinak správná kategorizace MS Teams dle jednotlivých oddělení (IT, HR, Konstrukce atd), ale vně kanály pak jsou roztříděny dle něčeho aktuálního, co má nějaký počátek (třeba porada ze dne 21.01.2020), má průběh (děláme si zápisky), ale nemá konec (jaký byl smysl to strčit do MS Teams?). To je typický pahýl a typické nepochopení celých MS Teamsů. Pří takovém nastavení vznikne za pár měsíců hramada kanálů, v nich hromadný balast ve kterém se nikdo nevyzná a MS Teams se stánou nepoužitelné. Chybě se dá předcházet snadným dotazem – funguje celé HR oddělení jako tým? Pamatuje si vůbec náš top management co se učili ve škole o pojmu tým?Jedinou smysluplnou modifikací této chyby je, když se kanál stane permanentní pracovní workflow. Tedy zpracovává se v něm část, která se dělala dříve offline nebo přes maily. Pak má takový kanál smysl, ale většinou se těžce kvantifikuje, zdali toto vedlo k ulehčení celého procesu, nebo to naopak vychází co do počtu kliknutí na stejno. To už je otázka správné metriky a měření efektivity procesů.
Další typickou chybou v MS Teams je snaha strkat tam všechny uživatele ve firmě. Od uklízečky, až po top management. Je potřeba si uvědomit, že MS Teams nejsou pro každého plnohodnotný nástroj. (Od názvu – je to nástroj pro týmy. Uklízečka nespadá do žádného týmu, nemá zde co dělat) Proto MS Teams bude vždy pro spoustu uživatelů jen a pouze chat. Spoustu uživatelů nebude vědět co s tím a spoustu uživatelů to bude bojkotovat, obcházet se slovy – já su zvyklej na Whatsapp/Facebook/ICQ a nepotřebuji MS Teams. Inovace a změny bolí. Dycky budou.
4. Závěr
Pověděli jsme si něco málo o obecných formách a bontonu komunikace s ukázkou konkrétní aplikace MS Teams u jedné modelové firmy. MS Teams je nástroj, který dokáže významným způsobem pomoci v toku firemních procesů, dokáže efektivně odlehčit balastu z mailů, avšak má svoje limitace a velmi často musí být dobře pochopen a správně aplikován již od začátku. Jinak hrozí tvorba různých nežádoucích vláken a stanou se cestou k neefektivnosti v průběhu času. Chcete-li aplikovat MS Teams ve své společnosti, podívejte se po nějakých možnostech školení. Investice se v tomto případě vyplácí hned dvakrát, pokud to myslíte-li s MS Teams opravdu vážně. V opačném případě je řešení příjemné zlepšení firemního chatu s drobnou přidanou hodnotou a nbemá smysl se s ním zabývat jakkoliv více, než dočtením tohoto článku až do konce.
