Zásady psaní mailů

Email je základní nástroj pro písemnou komunikaci, avšak přesto není mnoha známo, co je vhodné dodržovat.

1. HLAVIČKA

Příjemce – Při psaní mailu zadáváme adresáta.

Kopie – Když chceme pouze informovat někoho dalšího o existenci problému, zahrnujeme jej do části kopie.

Skrytá kopie – Pokud zasíláme e-mail a nechceme, aby byl viditelný další příjemce.

2. PŘEDMĚT

Vžijte se do role příjemce. Má každý den 150 mailů ve schránce a jejich prioritu stanovuje dle předmětu. Předmět typu: „Pomoc“ nebo předmět, kde není nic je zcela irelevatní a bude na něj i takto nahlíženo. V opačném případě předmět typu: „Vymazal_bloknuty roaming_789456123“ má jasnou definici a je možno se jím ihned zabývat a stanovit mu vysokou prioritu.

3. TĚLO

Tělo mailu má mít jasnou strukturu následujícího charakteru.

  1. Oslovení, úvod
  2. Hlavní sdělení. Informace jasné, stručné, výstižné  a bez emocí.
  3. Dodané přílohy na které je odkazováno.
  4. Závěr, rozloučení
  5. Footer s kontaktem

Ukázka  mailu za který příjemce dostane poděkování se nachází zde:

mail2

TIP: Doporučuje se důležité informace označit tučně. Text je poté mnohem přehlednější a je z něj vidět to podstatné na první pohled.

A nyní ukázka mailu, za který by příjemce zabíjel:

mail_zabit2

4. UŽITEČNOST MAILU

4.1. K čemu e-mail je?

Email je ke komunikaci. K surové komunikaci, kde se předává informace strohá, jasná, rychlá a výstižná.  V opačném případě by mělo být odesílateli zakázáno používat mail ke komunikaci.

4.1 K čemu e-mail není?

Email není k tomu, aby se v něm zasílali emoce i pocity. Jako nástroj konzumního charakteru je slabý, zbytečný.

5. BEZPEČNOST EMAILOVÉ KOMUNIKACE

Emailová komunikace není bezpečná. Je velmi snadné podvrhnout adresáta a zaslat falešný mail jménem někoho jiného.  Možným řešením je založení certifikátu u certifikační autority. Tímto způsobem je možno ověřit pravost odesílatele.