Email je základní nástroj pro písemnou komunikaci, avšak přesto není mnoha známo, co je vhodné dodržovat.
1. HLAVIČKA
Příjemce – Při psaní mailu zadáváme adresáta.
Kopie – Když chceme pouze informovat někoho dalšího o existenci problému, zahrnujeme jej do části kopie.
Skrytá kopie – Pokud zasíláme e-mail a nechceme, aby byl viditelný další příjemce.
2. PŘEDMĚT
Vžijte se do role příjemce. Má každý den 150 mailů ve schránce a jejich prioritu stanovuje dle předmětu. Předmět typu: „Pomoc“ nebo předmět, kde není nic je zcela irelevatní a bude na něj i takto nahlíženo. V opačném případě předmět typu: „Vymazal_bloknuty roaming_789456123“ má jasnou definici a je možno se jím ihned zabývat a stanovit mu vysokou prioritu.
3. TĚLO
Tělo mailu má mít jasnou strukturu následujícího charakteru.
- Oslovení, úvod
- Hlavní sdělení. Informace jasné, stručné, výstižné a bez emocí.
- Dodané přílohy na které je odkazováno.
- Závěr, rozloučení
- Footer s kontaktem
Ukázka mailu za který příjemce dostane poděkování se nachází zde:
TIP: Doporučuje se důležité informace označit tučně. Text je poté mnohem přehlednější a je z něj vidět to podstatné na první pohled.
A nyní ukázka mailu, za který by příjemce zabíjel:
4. UŽITEČNOST MAILU
4.1. K čemu e-mail je?
Email je ke komunikaci. K surové komunikaci, kde se předává informace strohá, jasná, rychlá a výstižná. V opačném případě by mělo být odesílateli zakázáno používat mail ke komunikaci.
4.1 K čemu e-mail není?
Email není k tomu, aby se v něm zasílali emoce i pocity. Jako nástroj konzumního charakteru je slabý, zbytečný.
5. BEZPEČNOST EMAILOVÉ KOMUNIKACE
Emailová komunikace není bezpečná. Je velmi snadné podvrhnout adresáta a zaslat falešný mail jménem někoho jiného. Možným řešením je založení certifikátu u certifikační autority. Tímto způsobem je možno ověřit pravost odesílatele.
