Agenda - slouží k uchování okamžitých dokumentů a mailů, které potřebuji mít po ruce při práci na konkrétním projektu.¶

Pokračování z předchozího postu o práci s Gmailem. Zde je rozepsáno info o používání štítků, filtrů, doručené prioritní pošty a užití Google Tasks.

✨ 📱 1. Štítky¶

• Volba štítků byla inspirována Ebiho blogpostem.

  • Kategorie!TODO, !WF atd jsou na chlup stejné.
  • U štítků firmy, lidé,projekty,spam, koncepty je nastaveno, aby se zobrazovali, pokud v nich něco je. V opačném případě jsou skryté. Toto je možné nastavit v sekci nastavení - štítky.
  • Jako jediné mám nastavené vždy viditelný štítek #Read-Review - Tam se nachází vše archivní jako jsou např. hesla, loginy, legendární mailové konverzace či jiné perličky, které jsem ještě nezpracoval do PC.

• Doporučuji používat barevné značení. Barvy je vhodné vybírat dle asociací. Máte kolegu, který chodí v zelené a často vám píše? Hned mu dejte štítek zelenou barvou. Je korporátní identita vaří firmy růžová? Potom štítek v sekci firma musí být růžový. Jiná možnost není. Stejně tak do růžové budou i události v Google kalendáři a Google Tasks.

✨ 📱 1. Prioritní pošta¶

Ještě před samotnou prácí s filtry si nastavte prioritní poštu v Gmailu. Dělá se to tak, že dáte nastavení - doručená pošta - styl doručení - prioritní pošta.

Sekce si nastavte takto:

1. #Agenda - slouží k uchování okamžitých dokumentů a mailů, které potřebuji mít po ruce při práci na konkrétním projektu.

2. !WF - na něco čekám nebo úkol zas tak moc nehoří

3. !TODO - Potřeba vyřídit v ten den. (dle Leo Babauty MIT)

4. Vše ostatní - Clutter co mi každý den přijde do inboxu.

✨ 📱 2. Filtry¶

• Nejmocnější funkce mailu. ukáži vám pár tipů, jaké filtry si nastavit.
• Označení štítků - Když mi přijde mail od někoho, nebo s nějakým slovem, pak jej filtr automaticky označí štítkem.
• Přeposílání na mobil - Když mi přijde mail od někoho důležitého, pošli mi SMS na mobil (zadarmo). návod jak nastavit posílání na SMS je např. zde

✨ 📱 2a. Praktická ukázka:¶

• Přijde mi mail od kolegu, se kterým spolupracuji. Okamžitě dostane štítek s jeho jménem a asociovanou barvou. Tím se milionkrát usnadní možnost jak vyhledat relevantní informace v Gmailu rychle.
• Někdo se mi zapíše do formuláře v Google dokumentu. Na mail mi přijde upozornění. Toto upozornění je ihned oštítkováno!TODO - objeví se mi v prioritní poště a ještě mi navíc přijde SMS s upozorněním, že mám pohnout a rychle zpracovat nového zájemce.
• Serou mě maily, které jsou automaticky posílané různými službami. Ne vždy stihnu změnit pravidla pro posílání informačních zpráv. Takřka 100% nasíracích zpráv obsahuje slovo - "unsubscribe" nebo "odhlásit odběr". Stačí nastavil filtr - když přijde mail obsahující následující slovo, pak jej automaticky vymaž. Ach, život je o tolik jednodušší najednou.
• Občas někomu odesílám mail a potřebuji vědět, že mi na něj odpoví později. V záplavě mailů se toto ve složce odeslané kontroluje blbě. Proto jsem nastavil filtr, že kdykoliv mail obsahuje znak "wf", pak se mi označkuje a vloží do prioritní pošty - !WF. Tedy někomu pošlu mail, očekávám na něj odpověď a ve footeru se nachází tento hybridní znak. Pokud mi neodepíše do 3 dnů, začnu jej urgovat, ať mi napíše. Mail vidím v doručené prioritní poště.
• Hledám nějakého člověka na jednorázovou pomoc/brigádu. V inzerátu požádám, aby mi do předmětu mailu kandidáti napsali např. "JS-Vaše příjmení". Kdo to nedodrží, toho mažu, protože evidentně nemá mozek. A kdo to dodrží, ten je oštítkován a vložen do vedlejší složky se štítkem, která mi nespamuje prioritní poštu nastavenou v Gmailu. Později si mohu všechny zájemce v klidu prohlédnout a mám je všechny na jednom místě pod sebou.

✨ 📱 3. Google Tasks¶

• Celý seznam štítků pracuje jednodušše s Google tasks. Každý štítek má svůj seznam v Google Tasks. Když nějaký mail je potřeba vyřídit, stačí zmáčknout "t" a hned je v úkolech. Google Tasks je možno synchronizovat s ipadem (s aplikací Gotasks), s Google Kalendářem, s desktopovými google tasks a také je možno některé seznamy Google Tasks synchronizovat s dalšími lidmi podobně jako ve Wunderlistu.

V dalším blogpostu vám ukáži nějaké finty jak zautomatizovat svůj internetový život s www.ifttt.com. To vám určitě také odlehčí práci na ARPANETu.